今年以來，東坡礦扎實(shí)做好檔案管理工作，通過完善檔案管理制度、加強(qiáng)資料收集、做好資料分類、規(guī)范檔案整理等措施深入推進(jìn)檔案管理工作，切實(shí)提高了檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平，為礦井轉(zhuǎn)型發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
完善檔案管理制度。健全完善了《檔案人員崗位責(zé)任制》《檔案保管制度》《檔案查借閱制度》等相關(guān)制度措施，實(shí)行專人負(fù)責(zé)、責(zé)任到人，扎實(shí)做好檔案的分類、整理、編目工作，從根本上保證了各類檔案齊全完整，進(jìn)一步提高了案卷質(zhì)量，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求。
加強(qiáng)檔案資料收集。檔案資料的齊全與否直接影響著整體檔案的利用價(jià)值。該礦要求檔案員在收集檔案時(shí)要切實(shí)做到統(tǒng)一收集、面面俱到，對(duì)上級(jí)部門來文以及單位發(fā)文,會(huì)議記錄、年度榮譽(yù)錄等產(chǎn)生的檔案資料都要收集齊全，確保了各項(xiàng)檔案資料無遺漏。
認(rèn)真做好資料分類。檔案的分類是否合理不但直接關(guān)系到檔案保管的便利與否，還直接決定著檔案工作的成效。由于我礦設(shè)置比較單一，目前比較普遍采用的是年度--問題分類法，即同一年度同一保管期限內(nèi)將相同問題的文件資料放到一起。保管期限的分類。保管期限的分類是檔案分類的開始，要嚴(yán)格按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，對(duì)于永久和30年保存的文件分類要特別慎重，不確定的文件實(shí)行“就長不就短”的原則，以防因檔案資料使用時(shí)因存放時(shí)間過短已被銷毀無法查詢。保管期限的分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)形成常態(tài)化，逐年對(duì)應(yīng)，以便于查找。值得一提的是，所有保管期限可以都按照此順序進(jìn)行排列，不但便于分類，還可以大大提高檢索效率，提高檔案的利用率。
規(guī)范檔案資料整理。進(jìn)一步規(guī)范檔案資料的整理，在確定了檔案的保管期限和分類順序后，嚴(yán)把目錄制作關(guān)口，嚴(yán)格對(duì)照目錄書寫要求，規(guī)范制作目錄，作到簡明、規(guī)范。嚴(yán)把材料裝訂關(guān)口，對(duì)每份材料都嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行加工處理，在裝訂過程中，力求使每卷檔案裝訂整齊美觀。
完善檔案借閱流程。借閱檔案須填寫借閱審批單，檔案管理人員核對(duì)，辦公室主任審核，主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可借閱檔案。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行登記手續(xù)，如實(shí)填寫《檔案借閱登記表》，檔案管理人員應(yīng)仔細(xì)清點(diǎn)歸還的檔案，檢查其完整程度，核查無誤后方可辦理歸還手續(xù)。
